Desksharing
Bürokonzepte und Desksharing
Desksharing wird immer häufiger eingesetzt. Auch wenn wir selbst schon vor Gründung von aconsea “geshared” haben, wissen wir, dass nicht alle Tätigkeiten dafür geeignet sind. Aber dort, wo Desksharing möglich ist, wird das Büroumfeld oft attraktiver. Die Zusammenarbeit verbessert sich (oder bleibt gleich) und die geistige Freiheit wächst an. Gute Gründe also, sich damit zu beschäftigen.
Mehrwert Desksharing
Im Grunde genommen sind längst nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro. Viele Menschen sind heutzutage in Halb- oder Ganztagsmeetings, Ganztagesseminaren oder Dienstreisen. Oder pendeln zwischen verschiedenen Standorten. Auch das Homeoffice ist eine temporäre Alternative zum Büro geworden. Doch auch wer nicht im Büro sitzt, aber dort einen eigenen Platz hat, verbraucht Ressourcen für “seinen” Platz.
Darüberhinaus führen Projektarbeit und agiles Arbeiten zu einem steigenden Flächenbedarf. Kurz gesagt: Je mehr Desksharing organisatorisch, technisch und kulturell möglich ist, desto mehr sollte die wertvolle Fläche für die anwesenden Mitarbeiter optimiert werden.
Wenn weniger Fläche für leer stehende Arbeitsplätze reserviert wird, können Mehrwertzonen geschaffen werden. Dort stehen dann z.B. Think Tanks, kleine geschlossene Räume für Einzelarbeit. Bei ausreichender Fläche sind diese auch für Besprechungen mit 2 bis 4 Personen geeignet. Oder große Telefonzellen für geplante Skype-Meetings. Und statt kleiner Teeküchen können größere Meetingpoints für informelle Besprechungen eingerichtet werden. Die Mitarbeiter haben dann die freie Wahl ihres Arbeitsortes. Daher sind Büros mit Desksharing meistens abwechslungsreicher und gleichzeitig funktionaler gestaltet sein. Jeder kann nach Bedarf an offenen Arbeitsplätzen oder in geschlossenen Räumen arbeiten. Und wer sich für einen Videocall in eine Telefonzellen zurückzieht, stört die Kollegen weniger. Außerdem kann sich ein Team einen temporären Projektraum einrichten, einfach, weil die “Abwesenden” Arbeitsplätze dafür freimachen — und alle abends aufräumen.
Organisation von Desksharing
Muss ich jetzt jeden Tag meine Mitarbeiter suchen? Muss ich um 5:00 kommen, um einen Platz zu bekommen? Diese oder andere Befürchtungen haben viele Menschen, die keine eigenen Erfahrungen mit Desksharing haben. Dabei ist es ganz einfach: Jeder setzt sich zu dem Mitarbeiter, mit dem man an diesem Tag zu tun hat. Und wenn man es mit der sog. Sharingrate, dem Verhältnis von Standard-Arbeitsplätzen zu Menschen, nicht übertreibt, findet auch jeder um 10:00 noch einen Arbeitsplatz an der richtigen Stelle. Das klingt jetzt einfach, doch die Einführung von Desksharing stellt viele Gewohnheiten in Frage, die man in seinem Arbeitsleben mühsam gelernt hat. Deshalb ist hier Change Management besonders wichtig. Auch um auszusortieren, wo Desksharing einen Mehrwert liefert und wo nicht.
Grenzen von Desksharing
Allerdings profitieren nicht alle Mitarbeiter und Funktionen von mobilen, flexiblen Arbeitsweisen und Raumangeboten. Daher stellen wir bei Projektbeginn vor allem Fragen nach den Arbeitsweisen und empfehlen erst auf dieser Basis, ob Desksharing Sinn macht.
